Seit Januar 2023 müssen Arbeitgeber das elektronische Verfahren zum Abruf von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bei den gesetzlichen Krankenkassen nutzen.
Doch was genau ist die eAU?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) löst die analoge AU (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – im Volksmund auch „gelber Zettel“ genannt) ab und ist ein weiterer Baustein bei der Digitalisierung bürokratischer Verfahren. Grundlage dafür ist das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III). Sie wird im Krankheitsfall sowohl von Vertragsärzten als auch von Krankenhäusern beim stationären Aufenthalt erstellt und an die Krankenkasse des Patienten elektronisch übermittelt.
Am Verfahren nehmen alle gesetzlich versicherten Arbeitnehmer teil (Minijob, Midijob, Teilzeit, Vollzeit, kurzfristig Beschäftigte). Für Privatversicherte ändert sich hingegen nichts.
Wie funktioniert das Verfahren?
Kurz zusammengefasst: Der AN meldet dem AG telefonisch seinen krankheitsbedingten Ausfall. Der AG informiert die Lohnabrechnung. Die Lohnabrechnung ruft die eAU frühestens einen Tag nach dem Arztbesuch des AN ab. Im Gegensatz zum analogen Verfahren erhält der AG keine AU-Bescheinigung in Papier vom AN ausgehändigt.
1. Der AN meldet sich wie bisher bei seinem AG krank und teilt folgendes mit:
a. Zeitpunkt (Datum) des geplanten Arztbesuchs
b. Voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit
2. Der AG gibt folgende Fakten an die Lohnabrechnungsstelle weiter:
a. Name, Vorname des AN
b. Datum der telefonischen Krankmeldung beim AG
c. Beginn der AU (Datum des Arztbesuchs)
d. Voraussichtliche Dauer der AU
e. Arbeits- oder Wegeunfall?
f. Ersterkrankung oder Folgeerkrankung?
3. Arztbesuch:
Die Ausfertigung der AU für den Arbeitnehmer bleibt weiterhin in Papierform erhalten. Da diese aber die Diagnose enthält, dient sie nicht zur Vorlage beim Arbeitgeber. Am Tag des Arztbesuchs des AN sendet der Arzt am selben Abend die eAU an die Krankenkasse. Nach dem Arztbesuch muss der AN im Gegensatz zur bisherigen Vorgehensweise nichts unternehmen, es sei denn die beim AG angegebene voraussichtliche Dauer der AU hat sich geändert. Dann muss dies der AN dem AG mindestens telefonisch mitteilen.
4. Unterlässt der AG die Benachrichtigung der Lohnabrechnungsstelle über die AU, wird die AU WEDER bei der Krankenkasse abgerufen NOCH in der Lohnabrechnung berücksichtigt! Entsprechend kann dann auch keine Erstattung AAG beantragt werden. Sollte die Krankmeldung in einem Folgemonat nachgereicht werden bedeutet dies zusätzlichen Aufwand und somit zusätzliche Kosten.
5. Frühestens nach 2 Tagen steht diese zum Abruf für die Lohnabrechnungsstelle bereit (die BARMER empfiehlt nach 5 Tagen)
6. Nach 2-5 Tagen fordert die Lohnabrechnungsstelle die AU-Daten bei der jeweiligen Krankenkasse elektronisch unter Angabe des vom AN gemeldeten Zeitraums an.
7. Für den Fall einer Folgeerkrankung muss ein neuer elektronischer Abruf für den Folgezeitraum erfolgen.
8. Am Folgetag können die „Verarbeitungsergebnisse“ abgerufen werden. Erst danach werden die Krankheitszeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt.
Es besteht nicht die Möglichkeit zum Monatsende einen Sammelabruf vorzunehmen. Es ist zwingend für jeden einzelnen AN jeder Zeitraum einzeln abzurufen. Dies bedeutet für die Arbeitgeber einen zusätzlichen Arbeits- und Kostenaufwand.
Legende:
AU = Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
eAU = elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
AN = Arbeitnehmer*in
AG = Arbeitgeber*in
AAG = Aufwendungsausgleichsgesetz